Kas lemia verslo sėkmę XXI amžiuje? Ar verslo projektai – tik madingas žodžių junginys ar galimybės verslui geriau išnaudoti turimus resursus? Apie verslo valdymą pasitelkiant projektus plačiau pasakoja Verslo vadybos bakalauro studijų programos socialinis partneris, projektų valdymo ekspertas Donatas Voveris.

Pirmiausia, kalbant apie atsirandančius verslo valdymo, pasitelkiant projektinę veiklą iššūkius, Donatas Voveris teigia, kad projektinis valdymas netinka bet kuriai organizacijai, nes reikalauja atitinkamos kultūros, kurios suformavimui reikia tiek laiko, tiek atitinkamai orientuotos vadovų komandos. Todėl pagrindinis iššūkis ir yra suformuoti organizacijoje kultūrą, kuri būti palanki projektų valdymui. Tokia kultūra apima lanksčią ir pakankamai plokščią organizacinę struktūrą, darbų ir resursų planavimą ne pagal pasikartojančias užduotis, o pagal projektus (tam reikalingi vadovai su stipriais žmogiškųjų išteklių planavimo gebėjimais), lankstumą greitai ir laisvai perskirstyti resursus pagal besikeičiančias aplinkybes. Be to, reikalinga aktyvi ir glaudi komunikacija su klientais, ilgalaikis projektų srauto planavimas. Visa tai nėra būdinga daugeliui organizacijų. Todėl tai gali atlikti tik atitinkamos patirties turintys vadovai, kuriuos būtina pritraukti į organizaciją. Tačiau svarbu nepamiršti ir projektinio valdymo suteikiamų galimybių verslui. Pasak D. Voverio, projektinis valdymas leidžia labiau orientuotis į rezultatą, priverčia nustatyti aiškius tikslus. Be to, projektinis valdymas priverčia aiškiai ir atsakingai planuoti biudžetus bei nustatyti veikloms įgyvendinimo terminus Tai reiškia, kad organizacijos, kurios naudoja projektinį valdymą, tiksliau žino, ką ir kada turi pasiekti, kiek ir kada reikės lėšų, kokie bus reikalingi žmogiškieji ištekliai. Iš kitos pusės, verslo projektai suteikia ir lankstumo, kadangi projektą esant poreikiui galima sustabdyti, o resursus bei lėšas perskirstyti. Pasikeitus aplinkybėms vėl galima grįžti prie buvusio projekto įgyvendinimo. Projektinis valdymas paprastai yra įdomesnis ir labiau įtraukiantis ir darbuotojams, kadangi užduotys beveik nesikartoja, komanda bei suinteresuotos šalys keičiasi skirtinguose projektuose. Tai leidžia darbuotojams įgauti naujų patirčių, perimti gebėjimus iš skirtingų kolegų, tiekėjų bei užsakovų.

Analizuojant verslo projekto skirtumus nuo įprastų įmonės veiklos procesų, D. Voveris teigia, kad užtenka prisiminti projekto apibrėžimą: jis turi aiškią pradžią, pabaigą ir rezultatą. Tai reiškia, kad projektas yra pakankamai aiškiai apibrėžtas, galima konkrečiai nusakyti, ko ir kada reikėtų iš projekto tikėtis. Tuo tarpu procesai labiau apima kasdieninę ir pasikartojančią įmonės veiklą, sunkiau išmatuoti jų rezultatą, o laike jie beveik iš viso neapibrėžiami. Informacijos amžiuje aiškumas ir apibrėžtumas kaip tik yra labai svarbūs, todėl nenuostabu, kad projektinis valdymas ima viršų prieš procesus. Tiek organizacijos, tiek fiziniai asmenys nori matyti aiškų rezultatą, žinoti, kada rezultatas bus pasiektas, kiek rezultato pasiekimas kainuos. Visa tai leidžia pasiekti tik projektinis valdymas.

Verslo vadovai, pasirinkę projektines veiklas, turi nuolat tobulėti ir stebėti šios srities tendencijas. D. Voveris teigia, kad tendencija yra ta, kad vis daugiau organizacijų renkasi projektinį valdymą kaip pagrindinę visos įmonės organizavimo formą. Atsisakoma sunkių bei sudėtingų struktūrų ir pereinama prie labai lankstaus ir lengvai įgyvendinamo verslo projektų modelio. Kartu keičiasi ir pats projektų valdymas – pradeda vyrauti turinio viršenybės prieš formą principas, kai rezultato siekimas tampa svarbesnis už aiškų, bet kartu nelabai lankstų procesą. Tai tikrai nereiškia, kad nereikia investuoti į projektų valdymo gebėjimų kūrimą, mokymąsi, tačiau reikia nebijoti įrankius bei modelius adaptuoti, keisti, pasiimti tik tiek, kiek reikia. Keičiasi ir projektų vadovo rolė. Iš žmogaus, kuris labiausiai rūpinasi biudžeto ir terminų vykdymu, projekto vadovas vis daugiau orientuojasi į tikslų kėlimą, komandos motyvavimą ir komunikaciją viduje bei išorėje.

Kokie gi pagrindiniai įgūdžiai, kuriais turi pasižymėti šiuolaikinis verslo arba projektų vadovas? Pasak D. Voverio, šiuolaikinis verslo arba projektų vadovas turi būti atviras ir linkęs komunikuoti. Tai apima tiek komunikaciją komandos viduje, tiek su suinteresuotomis šalimis, tiek ir viešuosius ryšius. Atvira ir aktyvi komunikacija leidžia užtikrinti, kad visi turės tą pačią informaciją ir ją supras vienodai. Tai atitinkamai leis priimti tikslesnius sprendimus, geriau įtraukti trečiąsias šalis, kurios gali turi reikšmingos įtakos verslo arba projekto rezultatams. Kitas svarbus šiuolaikinio vadovo gebėjimas – greitai ir užtikrintai priimti sprendimus. Šiais laikas išorinė aplinka, aplinkybės ir kt. keičiasi labai sparčiai, todėl nebėra laiko ilgoms diskusijoms, neryžtingumui, vengimui prisiimti atsakomybę. Priešingai, geras vadovas turi ryžtingai priimti sprendimus ir tiek pats greitai judėti į priekį, tiek ir vesti kartu su savimi komandą. Vadovas taip pat turi nuolatos stebėti komandos nuotaikas, motyvaciją. Svarbu komandai suformuluoti aiškų tikslą, kuriuo visi tikėtų ir norėtų dėti maksimalias pastangas vardan tikslo pasiekimo.

Ir klausimas pabaigai – kokie gi yra pagrindiniai sėkmingų verslo projektų ingredientai? Nėra vieno faktoriaus, kuris nulemtų visišką verslo projekto sėkmę. Priešingai, norint sėkmės projektuose, būtina atsižvelgti ir aktyviai dirbti su daugybe veiksnių. Sėkmingi verslo projektai turi turėti labai aiškius ir pamatuojamus tikslus, kurių norima pasiekti. Turi būti konkrečiai nustatyta projekto apimtis, sudarytas detalus biudžetas ir visas projektas tiksliai suplanuotas laike. Tačiau vien gerai suplanuoti projektą neužtenka – būtina eigoje stebėti, ar pavyksta laikytis plano. Jeigu pastebimi nukrypimai nuo plano, būtina kuo greičiau pritaikyti korekcinius veiksmus. Taip pat labai svarbi aiški ir išsami projekto struktūra, kurioje kiekvienas projekte dalyvaujantis fizinis ar juridinis asmuo tiksliai žinotų savo atsakomybes, užduotis bei kam jis ar ji turi atsiskaityti už rezultatus. Būtini reguliarūs projekto komandos susitikimai projekto statusui ir eigai aptarti, taip pat – savalaikė ir atvira komunikacija, kad visi projekto dalyviai galėtų sprendimus priimti ir užduotis vykdyti remdamiesi tomis pačiomis prielaidomis. Kartu būtina nepamiršti, kad joks projektas nevyksta izoliuotoje aplinkoje, t. y. projektui didelę įtaką gali padaryti suinteresuotos šalys. Todėl būtina su suinteresuotomis šalimis pro aktyviai bendrauti, suprasti jų poreikius ir stengtis į tai atsižvelgti.

Verslo projektai užima svarbią vietą organizacijos veikloje, todėl šiandien tiek Lietuvos, tiek užsienio šalių darbo rinkai itin reikalingi kvalifikuoti verslo valdymo specialistai, turintys naujausių verslo projektų valdymo žinių bei įgūdžių – teigia Verslo vadybos bakalauro studijų programos komiteto pirmininkė dr. Jolanta Sabaitytė. VGTU siūlomoje Verslo vadybos bakalauro studijų programoje studentams yra suteikiama galimybė gauti naujausių verslo vadybos žinių, kurias perteikia ne tik universiteto dėstytojai, tačiau ir studijų programos socialiniai partneriai. Įpusėjus studijoms, studentams suteikiama galimybė rinktis vieną iš perspektyvių Verslo vadybos studijų programos specializacijų – Verslo projektų valdymą, Informacinio verslo vadybą, Finansų valdymą ar Marketingą. Daugiau informacijos apie studijų programą.